Gli eventi iniziano molto prima dell’effettivo avvio.
A seconda della loro importanza, possono richiedere mesi di lavoro, una cura dei particolari e una capacità organizzativa non indifferente.
Ricorrere ad un’agenzia per l’organizzazione di un evento, vuol dire aspettarsi il massimo in termini di promozione del messaggio e svolgimento senza intoppi, perché ci si rivolge a esperti capaci di coordinare al meglio tutte le professionalità che concorrono alla riuscita.
Comprendere gli obiettivi espliciti ed impliciti di un evento, è il primo passo per un event planning efficace. Definito il sistema valoriale e il messaggio che si vuole promuovere, attraverso call e riunioni con i clienti, si può passare alla fase operativa.
La scelta del luogo in cui l’evento deve prender vita è il primo step, da cui deriva tutto il resto. Stabilita la location, prima propagatrice del messaggio, si può cominciare con la fase operativa, che il più delle volte prevede la scelta di servizi come catering, service per audio/video, allestimento, ma anche identità grafica dell’evento e strategia di promozione.
E infine… gestione dell’imprevisto. Lo dice anche la legge di Murphy, è umanamente impossibile che tutto fili perfettamente liscio, l’importante è saper accogliere l’intoppo in una gestione semplice e immediata, e come dice, imparare dall’errore.
Le parole d’ordine sono tre: progettazione, organizzazione e coordinamento, perché poi c’è la logistica, una grande macchina da far muovere con ritmi coordinati.
Notte della Taranta
Il concertone della Notte della Taranta è il più grande concerto dedicato alla musica popolare tradizionale in Europa e si svolge a due passi da noi, a Melpignano. Ci è sembrato un ottimo modo per rendere quello di cui parliamo.
L’evento, arrivato alla 28esima edizione, è nato per valorizzare il territorio e la cultura etnografica salentina, in particolare quel rito musicale e coreutico che è il tarantismo, con la sua danza tradizionale, la pizzica.
Quest’anno sarà David Krakauer il Maestro Concertatore del Concertone, con l’orchestra Popolare e ospiti ancora da scoprire. Un evento che punta ad accogliere 200 mila persone, che deve quindi prevedere un impeccabile piano di mobilità, coordinando spostamento privato e trasporti di gruppo, indispensabile per non paralizzare un’intera zona, e un piano sicurezza, organizzando l’area in modo da non diventare pericolosa per chi vuole godersi la serata.
Una macchina organizzativa che parte dall’allestimento del sito, creando una scenografia e predisponendola, e deve poi coordinare più di mille persone tra tecnici, servizi produzione, sicurezza, facchinaggio, pulizie, palco, camerini, sartoria, trucco e parrucco, ma anche comunicazione e hospitality.
Un lavoro di logistica che pianifica viaggi per gli artisti, transfert interni e alloggi, tanto per la sera dello show quanto per le giornate precedenti, per le prove.
Tutto il lavoro dietro le quinte, in senso letterale, va calcolato minuto per minuto.
Abbiamo reso un’idea di cosa vuol dire organizzare un evento?
E Laboratorio Com?
Da Com organizziamo eventi da 15 anni, ovvero da quando siamo stati fondati. Ne organizziamo decine ogni anno, ma recentemente ci siamo occupati di un convegno di cui vogliamo parlarvi, per la portata internazionale e per la durata, oltre tre giorni di attività.
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